Hvad betyder det at systemet er modulopbygget?
2peoples HR-system er modulopbygget. Det vil sige, at vi tilbyder et HR-system, som I selv kan sammensætte af moduler, som giver jer den funktionalitet, som lige netop jeres virksomhed har brug for. Der er kun 3 moduler, der obligatoriske:Virksomheden,DokumenterogMedarbejderprofil. Disse 3 moduler sikrer tilsammenGDPR, ved at definere roller/rettigheder samt sikker opbevaring og behandling af medarbejdernes stamdata og dokumenter. Her efter kan i selv vælge hvilke, og hvor mange, moduler I har behov for, og i kan fra måned til måned til/fravælge moduler, hvis jeres behov for funktioner i systemet ændrer sig.Prisenfølger i øvrigt antallet af aktive moduler, så I også kan op og nedjustere jeres udgifter til systemet.
Der findes rigtig mange forskellige HR-systemer, og det kan være en jungle at finde ud, hvilke løsninger der passer til netop jeres virksomhed. For at gøre det let for Jer at overskue 2peoples HR-system, vil I her under kunne læse om de moduler, der findes i 2peoples HR-system. Det er en kort introduktion hvilket betyder, at ikke alle funktioner i de enkelte moduler vil blive nævnt. Derfor opfordrer vi Jer til, at kontakte os, hvis I er nysgerrige på, om modulerne kan løse jeres specifikke behov.
Modulet: Virksomheden (obligatorisk modul)
Modulet virksomhed bruges til at lave et organisationsdiagram over virksomheden, så man får et overblik over virksomhedens opbygning. Det kan være jeres virksomhed er delt op i flere afdelinger, eller at ledelsen har forskellige ansvarsområder, hvor dette vil fremgå af diagrammet. Alt efter hvordan virksomheden er bygget op, kan man udarbejde et diagram og tildele medarbejder de forskellige afdelinger. Modulet har dertil den funktion at brugerdefinere adgange og rettigheder i systemet.
Modulet: Medarbejderprofil (obligatorisk modul)
Modulet Medarbejderprofil er jeres database med alle virksomhedens medarbejdere. I dette modul kan man se alle tænkelige stamoplysninger på hver enkelt medarbejder. Det kan være fødselsdag, bankoplysninger, relevante kontaktinformationer, nærmeste pårørende, løn mm. Der vil også fremgå andre oplysninger, som er relevant for medarbejderen, som f.eks. referater fra MUS, dokumenter, udlånt udstyr, kompetencer og certifikater. Det er også i dette modul der kan registreres kurser, uddannelse og evt. kursuspoint/kursustimer.
Modulet: Dokumenter (obligatorisk modul)
Modulet Dokumenter bruges til at opbevare virksomhedens forskellige dokumenter. Et dokument kan tilknyttes forskellige ”tags” eller afdelinger, for at kategorisere dokumenterne, hvilket gør det nemt at søge og finde et bestemt dokument. Modulet kan håndtere dokumenter på fire niveauer: virksomhed, afdeling, team, medarbejder. I kan filtrere blandt dokumenter på dato, tags, kategorier om meget mere.
Modulet: Rekruttering
Modulet Rekruttering tilbyder en masse funktioner, som hjælper jer med jeres rekrutteringsproces, så processen bliver struktureret, overskuelig og GDPR sikret. Med rekrutteringsmodulet får jeres virksomhed først og fremmest mulighed for at lave flotte jobannoncer, som kommer ud på karrieresiden på jeres egen hjemmeside, hvor kandidater kan læse jobannoncen og søge stillingen via en ansøgningsformular. Når ansøgere søger et job gennem jeres hjemmeside, kommer deres ansøgning og data direkte ind i rekrutteringsmodulet. På den måde bliver der automatisk skabt en kandidatprofil, som i kan tilgå, screene, rate og kommunikere med. I kan opsætte rekrutteringsudvalg, lave mødeplaner for samtalerunder og I kan bruge mailskabeloner til at give gode afslag og lave indkaldelser til samtaler. Når den rette kandidat er fundet, så kan I også indhente supplerende oplysninger, som f.eks. CPR. Nr., konto- og registreringsnummer, navn og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende, straffeattest og meget mere.
Modulet: Arbejdsprocesser
Med modulet Arbejdsprocesser kan I lave skabeloner for de forskellige HR-processer I har. Det kunne f.eks. være en onboarding proces, som normalt består af mange forskellige opgave, lige fra at bestille udstyr, klargøre en arbejdsplads og oprette systemadgange – til at der skal bestilles blomster og morgenbrød til den første dag, og at der skal afholdes onboarding samtaler, laves opfølgninger i teamet og meget mere. Alle disse opgaver sættes sammen i et workflow, hvor hver opgave får tilknyttet en “udførende”, som systemet vil sørge for at notificere når det er deres tur til at løse en opgave i processen. Så kort sagt kan modulet automatisere alle former for processer, som består af forskellige opgaver, som skal løses i en bestemt rækkefølge og eventuelt indeholde flere forskellige personer.
Modulet: Juridiske Dokumenter
Modulet Juridiske Dokumenter lader jer oprette og bruge interaktive dokument skabeloner til jeres juridiske dokumenter, som f.eks. ansættelseskontrakter, advarsler, bortvisninger, barselsaftaler mm. Når dokument skabeloner er interaktive betyder det, at systemet automatisk kan udfylde skabelonerne med data. I slipper derfor for manuelt at skulle udfylde dokumenter fremover. Skabelonerne kan også indarbejdes i jeres processer, for eksempel en ansættelseskontrakt i en preboarding proces, hvor man genbruger data fra rekrutteringsmodulet til at udfylde kontrakten. Dokumenter kan også underskrives via digital signatur/Mit ID hvor vi integrerer med ADDO Sign og PENNEO.
Modulet: Medarbejderudvikling
En af de primære funktioner ved en HR-løsning, er at kunne udvikle og fastholde medarbejderne, følge op på opgaver, samt at opretholde trivslen på arbejdspladsen. Modulet medarbejderudvikling er til for netop at opfylde dette formål. I modulet skabes der overblik over tidligere, igangværende eller kommende samtaler, målinger og processerne omkring dem. Der kan laves skabeloner til jeres MUS, 1-1, LUS, APV, trivselsundersøgelser mm., som sættes i processer, som automatiserer gennemførelsen af disse. I kan få detaljeret rapportering og lave handlings- og udviklingsplaner. Modulet kan for eksempel indeholde svar eller aftaler fra en MUS eller 1-1 samtale, hvor medarbejder og leder, er blevet enig bestemte kompetencer, som medarbejderen gerne vil udvikle. Disse kompetence-processer eller målsætninger vil fremgå af modulet, hvor man kan se igangværende processer og deres forløb.
Modulet: Jobprofil
Modulet Jobprofil er en database for virksomhedens forskellige stillinger, kvalifikationer, kompetencer og certifikater. Det primære formål med modulet er at I som virksomhed har et komplet overblik over kompetencer i jeres virksomhed og kan identificere kompetencegabs. Man kan sammensætte jobprofiler til individuelle karriereveje for virksomheds ansatte, ved at beskrive de forskellige kompetencer og færdigheder, som man skal kunne beherske for at bestride eller komme i betragtning til en anden stilling. En medarbejder vil dermed bedre kunne danne sig overblik over, hvad der forventes af personen, hvis de ønsker at udvikle sig mod en bestemt stilling. Ligeledes kan modulet bruges i rekrutteringen, da job beskrivelserne i de enkelte stillinger, samt kvalifikationer og kompetencer kan bruges som udgangspunkt for at oprette jobopslag. Man kan også søge på specifikke kompetencer og certifikater, hvis man skal planlægge et projekt og har behov for at se om man har medarbejdere, der kan bidrage til projektets udførsel.
Modulet: Rapporter
Modulet Rapporter kan samle alt data i 2people i overskuelige rapporter. Dette kan være på trivsel, fratrædelses årsager, fraværsrapporter, mål opnåelse eller medarbejderomsætning. Modulet kan også udarbejde lister for hvilke medarbejdere der har en bestemt kompetence, certifikat eller kvalifikation. I sammensætter selv rapporter og oversigter ud fra systemets mange datafelter.
Modulet: Tid
Modulet Tid/Fravær er til virksomheder, der vil have tidsregistreringen løst så nemt som muligt, og med mindst muligt påvirkning på medarbejderne og virksomheden, men samtidig gerne vil have det i et sikkert system da GDPR stadig skal overholdes. Vores modul til tidsregistrering kan også benyttes af medarbejderne til at registrere/anmode om ferie. Du kan opsætte det til, at en leder/administrator skal godkende ferien, før den bliver registreret. Ved opstart af modulet indtastes medarbejdernes aktuelle restferie, og derefter holder systemet selv styr på deres feriesaldo. Det er også muligt at arbejde med flextid og med ekstra feriedage/feriefridage. Medarbejdere kan også registrere fravær, som kan vises i fraværskalenderen i modulet.
Modulet: Intranet
Modulet Intranet er 2peoples intranetløsning. Modulet bruges til at kommunikere med og til medarbejdere. Man kan lave nyheder/opslag på 3 niveauer: Virksomheden, branchenyheder og team/afdelingsnyheder. Man kan for eksempel lave et opslag om at man har kage med, som hele virksomheden eller en bestemt afdeling kan se. Man kan også bruge intranettet til at give medarbejdere adgang til ressourcer som fx. e-learning, instruktionsvideoer, medarbejderhåndbogen, IT-sikkerhedspolitikker osv.
Modulet: Talent
I modulet Talent kan i måle på medarbejdernes progression på bestemte områder, kvalifikationer, projekter mm. Den kan danne grundlag for gode snakke i en MUS eller performance review. Talent modulet er udviklet i samarbejde med fodboldklubben Viborg FF, som bruger den til at måle og veje deres unge akademispillere på alt fra søvn til karakterer i skolen.
Modulet: Team
I modulet Team kan man oprette teams på tværs af afdelinger eller bestående af eksterne. Det kan f.eks. være bestyrelsen, arbejdsmiljøudvalg, personaleforeningen etc. Når man er oprettet i samme team, så har man flere muligheder for at arbejde sammen i systemet og dele dokumenter, opgaver, mål osv.
Modulet: Udstyr
I modulet Udstyr kan man oprette, registrere og tildele udstyr. Det kan være computere, telefoner, nøgler, abonnementer og systemadgange, som man kan tildele medarbejdere. Man kan tilknytte dette modul arbejdsprocesser, som f.eks. onboarding, så det er nemt at klargøre og tildele udstyr i en bestemt proces. Modulet fungerer derfor som en database, over virksomhedens udstyr, abonnementer og systemadgange, og hvem der er i besiddelse af det.
Modulet: Whistleblower
I modulet Whistleblower kan I blive compliant på loven om, at virksomheder med mere end 49 medarbejdere skal have implementeret en whistleblowerordning. Vi tilbyder en løsning som i selv administrerer, eller en løsning hvor vores compliance partner Blanner Compliance administrere jeres løsning inde i 2people, og rapporterer indberetninger til jer.
